Privacyverklaring

Definitie persoonsgegeven

Een persoonsgegeven is informatie die iets zegt over een persoon of, direct of indirect, herleidbaar is naar een persoon. Iedere handeling die wij uitvoeren met persoonsgegevens, wordt het verwerken van persoonsgegevens genoemd. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het opvragen van informatie of het delen van informatie met iemand anders. Maar we hebben ook bijvoorbeeld uw naam, adres en geboortedatum nodig om u brieven te kunnen sturen en om onze zorg in rekening te brengen bij de gemeente.

Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens die iets zeggen over bijvoorbeeld iemands etnische afkomst, religie, gezondheid of seksuele gerichtheid. De verwerking hiervan is extra beschermd door de wet. Wij vragen voor het verwerken van de bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijk toestemming. In andere gevallen mogen wij deze gegevens ook zonder uw toestemming verwerken omdat ze noodzakelijk zijn met het oog op onze rechten en verplichtingen.

Cliëntdossier

Wij bewaren gegevens van de cliënt en het gezin in een dossier. In het dossier staan de persoonsgegevens van de cliënt en de overige gezinsleden. Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die wij over de cliënt hebben ontvangen of verzameld. De informatie is meestal door de betrokkene zelf aangedragen of door anderen, bijvoorbeeld een school of huisarts. Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar is op te vragen of in te zien door anderen. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

• Wij verwerken persoonsgegevens op grond van uw toestemming of een wettelijke verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst.
• Wij verwerken alleen persoonsgegevens die voor de uitvoering van de taken noodzakelijk zijn. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
• Wij gaan zeer zorgvuldig om met de verwerking van persoonsgegevens en we houden ons hierbij aan de geldende wetgeving.
• Wij zorgen ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en worden geactualiseerd waar nodig.
• Wij zijn transparant over welke persoonsgegevens we verwerken.
• Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, beschadiging en ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking.
• Wij bewaren met betrekking tot cliënten persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij houden ons hierbij aan de geldende wetgeving voor de bewaartermijnen.

• Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
• Art 6 lid 1 sub c AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de Jeugdwet en de WGBO) die op De Rading rust.
• Art 6 lid 1 sub f AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van De Rading en diens opdrachtgevers.
  Een gerechtvaardigd belang doet zich voor als, in het belang van het kind anders dan op grond van toestemming of wettelijke grondslag, wordt overgaan tot inzet van hulpverlening.
• Voor bijzondere persoonsgegevens van cliënten, hun ouders en pleegouders geldt de volgende grondslag:
  Art 6 lid 1 sub a AVG in combinatie met Art 9 lid 2 sub a AVG: de betrokkene heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening van De Rading, voor één of meer specifieke doeleinden.

• Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
• Voor bijzondere persoonsgegevens van medewerkers wordt de grondslag gebruikt:
  Art 6 lid 1 sub a AVG in combinatie met Art 9 lid 2 sub a AVG: de medewerker heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens in het kader van de arbeidsovereenkomst met De Rading voor één of meer specifieke doeleinden.

• Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
• Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Met toestemming

Wij mogen persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken. En wij moeten beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden.

Zonder toestemming

In de volgende situaties kan De Rading zonder toestemming van de betrokkene informatie met een derde uitwisselen:

• Bij een ondertoezichtstelling mogen wij zonder toestemming informatie bij andere beroepskrachten opvragen die noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. En de beroepskrachten moeten ons deze informatie geven. Ook als zij een geheimhoudingsplicht hebben.
• De Rading is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit of het verstrekken van het BSN aan een jeugdhulpaanbieder om jeugdhulp te kunnen inzetten.
• De Rading mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met instanties die hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Voorbeelden hiervan zijn: de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht en het openbaar ministerie als dat nodig is om de jeugdige te beschermen.
• Als het voor het uitvoeren van de jeugdhulp noodzakelijk is, verstrekt De Rading gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening. Dit kan gebeuren bijvoorbeeld op grond van artikel 5.2.6 WMO.
• De Rading kan op grond van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger, en zo nodig met doorbreking van de op grond van de ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige melden aan de Verwijsindex. Dit kunnen wij doen als wij een redelijk vermoeden hebben dat de jeugdige in de noodzakelijke voorwaarden voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.
• De Rading mag gegevens uitwisselen met de Klachtencommissie Jeugd Midden Nederland, tuchtcolleges zoals van SKJ/BIG en de Nationale- en Kinderombudsman in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
• Als een medewerker van De Rading vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor de jeugdige of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie of de casus inbrengen in een samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
• De Rading geeft uw persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten ter controle van de facturering van ons werk of die voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de toegang tot jeugdhulp.

Informatie hierover vindt u bij cookie- en privacybeleid.

Persoonsgegevens worden opgeslagen in goed beveiligde systemen. Soms schakelen we andere organisaties in om gegevens voor ons te verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en het beheer van onze ICT-systemen. Deze leveranciers zijn zorgvuldig geselecteerd en we hebben met hen in verwerkersovereenkomsten duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging.

Op grond van de Jeugdwet moeten wij gegevens 20 jaar bewaren, te rekenen vanaf het tijdstip van het einde van de zorg. In sommige situaties bewaren wij een dossier langer dan 20 jaar. Bij ondertoezichtstelling of voogdij bewaren wij het dossier tot maximaal 30 jaar na de meerderjarigheid van de jongere. (zie ook: recht op gegevenswissing)

Vier bewaartermijnen

Twee jaar
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Vijf jaar
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst De Rading verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Voorbeelden hiervan zijn uw loonbelastingverklaring en een kopie van uw identiteitsbewijs. Deze moeten wij als werkgever vijf jaar bewaren nadat u uit dienst bent.

Zeven jaar
De gegevens uit de salarisadministratie, die fiscaal van belang zijn, bewaren wij zeven jaar nadat u uit dienst bent. Bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens van de ex-werknemer (stamkaart), datum van indiensttreding, de salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden.

Langer dan 2, 5 of 7 jaar
De Rading kan gegevens van een (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er bijvoorbeeld een rechtszaak loopt. In dat geval is er nog steeds een welbepaald en gerechtvaardigd doel waarvoor het noodzakelijk is de gegevens te bewaren. Is dit gerechtvaardigd doel niet meer aanwezig dan moeten wij deze persoonsgegevens vernietigen.

In het pleegouderdossier staan naam, adres, woonplaats, pleegouderverslagen, evenals financiële en administratieve gegevens.
Wij bewaren het dossier tot maximaal 20 jaar na afsluiting van het laatste pleegzorgtraject.

Als u bij ons heeft gesolliciteerd en de functie niet hebt gekregen, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens (sollicitatiebrief en cv) tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure.

U kunt toestemming geven om uw gegevens langer te bewaren. Dit vragen wij u dan expliciet. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie vrijkomt waarvoor u benaderd wilt worden. In dat geval bewaren wij uw gegevens tot maximaal één jaar na het verstrekken van de toestemming.

Wij werken volgens een protocol voor datalekken. Mocht het, ondanks alle voorzorgsmaatregelen, toch gebeuren dat anderen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens dan doen wij melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Alle personen van wie De Rading persoonsgegevens verwerkt, hebben op grond van de AVG het recht tot inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens.

U kunt voor inzage in het dossier het formulier cliëntdossier inzien invullen.

Alleen personen die in het dossier staan hebben de mogelijkheid het dossier in te zien. Ouders staan vaak in het dossier, maar kunnen niet altijd vanzelfsprekend het dossier van hun kind inzien. Dit hangt af van de leeftijd van het kind.

• Cliënten jonger dan 12 jaar kunnen in principe niet hun eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de cliënt doen.
• Cliënten van 12 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien
• Cliënten van 16 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien én bepalen of ouders/verzorgers ook in het dossier mogen kijken.

Een ouder kan geen gegevens uit het dossier inzien als wij inschatten dat dit niet in het belang is van het kind. Ook informatie in het dossier over derden (bijvoorbeeld een ex-partner) kan alleen na toestemming van die andere persoon worden ingezien.

Wanneer u om inzage in het dossier vraagt, stellen wij allereerst uw identiteit vast. Als u het recht heeft om het (eventueel gedeeltelijke) dossier in te zien, geven wij inzage binnen een maand na indiening van het verzoek. In principe sturen wij u het dossier digitaal versleuteld toe.

U kunt ons via info@rading.nl verzoeken tot correctie van wat u betreft onjuiste persoonsgegevens in het dossier.

Het recht op rectificatie is bedoeld om duidelijke fouten, of iets dat ontbreekt, te herstellen bij onjuistheden die op eenvoudige en objectieve manier zijn vast te stellen. Zoals een fout in een geboortedatum of onjuiste gegevens over een school.

Het recht op rectificatie in de AVG gaat niet over inhoudelijke toetsing van een vastgelegd persoonsgegeven. Een mening, een interpretatie of een inhoudelijke conclusie wordt niet bedoeld.

Rectificatie van persoonsgegevens vindt alleen plaats als uw identiteit is vastgesteld. Wij berichten u schriftelijk en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek of wij aan dit verzoek voldoen. Bij weigering vermelden wij de reden.

Wordt rectificatie niet ingewilligd en u blijft het oneens met bepaalde gegevens die zijn opgenomen in het dossier dan kunt u ons verzoeken een eigen verklaring aan het dossier toe te voegen.

U kunt ons via secretariaat@rading.nl verzoeken uw dossier te vernietigen.

Hierbij is het volgende belangrijk:
De AVG laat ruimte voor een uitzondering op het recht op vernietiging van persoonsgegevens. Op grond van art 7.3.8 lid 3 van de Jeugdwet moet De Rading het dossier gedurende 20 jaar na afloop van de zorg bewaren. Bij ondertoezichtstelling of voogdij bewaren wij het dossier tot maximaal 30 jaar nadat de cliënt meerderjarig is (zie ook Bewaartermijn). Op basis van art. 7.3.9 van de Jeugdwet hebben betrokkenen bij een dossier de mogelijkheid een verzoek in te dienen voor vernietiging van het cliëntdossier. Hier vindt u de voorwaarden en instructies voor een vernietigingsverzoek.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder als er twijfel is over het privacybeleid of de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Dit kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.