Vier bewaartermijnen
Twee jaar
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Vijf jaar
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst De Rading verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Voorbeelden hiervan zijn uw loonbelastingverklaring en een kopie van uw identiteitsbewijs. Deze moeten wij als werkgever vijf jaar bewaren nadat u uit dienst bent.
Zeven jaar
De gegevens uit de salarisadministratie, die fiscaal van belang zijn, bewaren wij zeven jaar nadat je uit dienst bent. Bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens van de ex-werknemer (stamkaart), datum van indiensttreding, de salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden.
Langer dan 2, 5 of 7 jaar
De Rading kan gegevens van een (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er bijvoorbeeld een rechtszaak loopt. In dat geval is er nog steeds een welbepaald en gerechtvaardigd doel waarvoor het noodzakelijk is de gegevens te bewaren. Is dit gerechtvaardigd doel niet meer aanwezig dan moeten wij deze persoonsgegevens vernietigen.